Digitale Kommunikation für eine vernetzte Kirche: PoC für Microsoft Teams Telefonie beim Kirchengemeindeamt Augsburg

Das Evangelisch-Lutherische Kirchengemeindeamt Augsburg ist die zentrale Geschäftsstelle des Dekanatsbezirks und der Gesamtkirchengemeinde. Es erbringt umfassende Verwaltungs- und Serviceleistungen für Kirchengemeinden, Einrichtungen und Werke im Dekanatsbezirk. Kommunikation spielt dabei sowohl intern als auch in der Zusammenarbeit mit den Gemeinden eine entscheidende Rolle.

Ausgangslage und Zielsetzung

Die Telefonie-Infrastruktur des Kirchengemeindeamts war über die Jahre gewachsen und bestand aus unterschiedlichen Systemen in den einzelnen Einheiten. Diese heterogene Landschaft erschwerte die zentrale Verwaltung und verursachte hohen administrativen Aufwand. Das Ziel: Eine moderne, einheitliche Lösung für die Telefonie, die sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integriert und zukünftige Anforderungen erfüllt.

Bereits vor Jahren schaffte man eine zentrale Telefonanlage für unterschiedliche Dienststellen im Dekanat Augsburg (Kirchengemeindeamt, Dekanat, Kompetenzzentrum Doppik, Belegungsmanagement, Verwaltung ekita.net gGmbH, Evangelisches Forum Annahof, Kirchengemeinde St. Anna) an, um die Kommunikation und die Administration zu bündeln. Mit der Microsoft Teams-Telefonie hat man mit Unterstützung von CANCOM und der Telekommunitionsfirma eine moderne, einfache und flexible Lösung entwickelt.

Realisierung

Die bisherige Telefonie konnte den Anforderungen einer zunehmend digitalen Arbeitswelt nicht mehr gerecht werden. Unterschiedliche Systeme führten zu komplexen Prozessen und hohen Kosten. Die Vision war eine einheitliche, flexible Lösung, die auch geeignet ist für „mobiles Arbeiten“, die nicht nur Telefonie, sondern auch Kollaboration ermöglicht.

Gemeinsam den Weg in die moderne Kommunikation gehen

CANCOM entwickelte dafür einen Proof of Concept (PoC), der den Grundstein für diese Transformation legte.

Im Zentrum stand die Integration von Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform. Um die Praxistauglichkeit zu prüfen, wurde eine Testumgebung geschaffen, die alle relevanten Funktionen abbildet:

• Ein virtueller Session Border Controller (SBC) in Microsoft Azure bildet die Brücke zwischen der bestehenden Telefonie und Microsoft Teams und ermöglicht die Nutzung von Rufnummern direkt in Teams.
• Über Direct Routing wurde die Anbindung an einen SIP-Provider realisiert, sodass Anwender wie gewohnt unter ihren bisherigen Telefonnummern erreichbar bleiben.
• Auch klassische Endgeräte wie Fax oder Schranken wurden berücksichtigt. Über Analog-Adapter (ATA) bleiben diese nahtlos eingebunden.
• Gemeinsam mit dem Kunden wurden im Teams Admin Center Anwenderprofile, Call Queues und grundlegende Einstellungen eingerichtet, um die Lösung realitätsnah zu testen.

Die Umgebung wurde so konzipiert, dass sie später ohne großen Aufwand in die Produktivumgebung überführt werden kann. Damit schafft der PoC nicht nur Klarheit über die technische Machbarkeit, sondern auch Vertrauen in die Lösung.

Resümee und Ausblick

Mit dem erfolgreichen Proof of Concept hat das Kirchengemeindeamt Augsburg den entscheidenden Schritt in Richtung moderner Kommunikation gemacht. Microsoft Teams bildet dabei die Grundlage für eine zentrale Kommunikationsstrategie, die Telefonie und Kollaboration vereint. Die Lösung harmonisiert die Telefonie über alle Einheiten, vereinfacht die Administration und reduziert mittelfristig auch Betriebskosten. Durch den Betrieb in der Cloud ist sie skalierbar und bietet Zukunftssicherheit für wachsende Anforderungen. Auch analoge Geräte bleiben eingebunden, sodass bestehende Prozesse ohne Unterbrechung weitergeführt werden können.

Der nächste Schritt ist die produktive Einführung der Lösung und die schrittweise Migration aller Einheiten auf Microsoft Teams. Damit wird die Basis geschaffen für eine langfristige Kommunikationsstrategie, die Flexibilität, Effizienz und Zukunftssicherheit vereint. CANCOM begleitet den Kunden weiterhin von der Planung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb.