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Referenz | Communication & Collaboration, Workplace

Mit Office 365 effizient arbeiten – auch im Home Office

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CANCOM LÖSUNGEN UND SERVICES

Einführung von Microsoft Office 365

Einführung von AzureAD auf Basis von Pass-Through Authentication

Migration von Exchange nach Exchange Online

Einführung von Microsoft Teams

MEHRWERTE FÜR DEN KUNDEN

Deutliche Produktivitätssteigerung

Möglichkeit zu ortsunabhängigem Arbeiten

Gesteigerte Effizienz in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter

Steigerung der Agilität und Flexibilität der Mitarbeiter

Steigerung der IT-Sicherheit

Die Orthomol pharmazeutische Vertriebs GmbH ist ein deutsches Familienunternehmen mit Sitz in Langenfeld und wurde 1991 gegründet. Der Betrieb ist Marktführer im Bereich der orthomolekularen Medizin und spezialisiert auf die Entwicklung und den Vertrieb von Mikronährstoff-Kombinationen. Das Sortiment von Orthomol umfasst Produkte für zahlreiche Anwendungsgebiete. Dazu zählen unter anderem Frauen-, Männer- und Kindergesundheit so-wie Sport und vegane Ernährung. Um sich in diesem Wettbewerbsmarkt behaupten zu können, ist es notwendig, die Unternehmens-IT kontinuierlich weiterzuentwickeln und somit neue Business-Potentiale zu schaffen.

Ausgangslage und Zielsetzung

Die IT stellt bei Orthomol insbesondere ein effizientes Enterprise Resource Planning (ERP) sicher und bildet die Basis für ein branchenspezifisches Customer Relationship Management (CRM). Beides wird stetig optimiert und an aktuelle Bedürfnisse des Unternehmens sowie neue Anforderungen angepasst. Eine moderne Infrastruktur, welche alle Bereiche der Firma mit angepassten IT- Lösungen unterstützt, sowie die Entwicklung einer innovativen Digitalisierungsstrategie gehört zudem zur Aufgabe der Orthomol IT.

Die Digitalisierung hat innerhalb des Unternehmens eine sehr hohe Bedeutung – nicht zuletzt, um die Wettbewerbs-, Innovations- und Leistungsfähigkeit zu steigern. Der Einsatz von neuen Technologien und Anwendungen stellt Orthomol allerdings auch vor einige Herausforderungen, denn die IT gewinnt durch diese Entwicklung zunehmend an Komplexität.
Gleichzeitig wird auch das Unternehmensumfeld immer anspruchsvoller, während sich Innovationszyklen verkürzen. Dies erfordert einen flexiblen Umgang mit neuen Trends und Marktentwicklungen. Es muss demnach stets möglich sein, schnell und agil auf neue Anforderungen zu reagieren. Ein sicherer Zugriff auf unternehmensrelevante Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort ist dafür essentiell und muss verlässlich gewährleistet sein.

Aus diesem Grund wurde mithilfe von CANCOM Microsoft Office 365 eingeführt. Zusätzlich migrierte das Unternehmen zu Exchange Online, um das Communication- und Collaboration-Tool Microsoft Teams vollständig und effizient nutzen zu können und damit auch aus dem Homeoffice heraus eine gute Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu fördern. Gleichzeitig wird die Komplexität durch eine einheitliche Kommunikationsplattform reduziert.

Realisierung

Zur Unterstützung der dynamischen Geschäftsziele verfolgt Orthomol eine konsequente und umfassende Cloud-Strategie. Aus diesem Grund wurden in den letzten Jahren das ERP und das CRM auf Cloud-Produkte umgestellt. Um effizient mit Office 365 zu arbeiten und einen verlässlichen Zugriff auf die Cloud-Ressourcen sicherzustellen, wurde allen Mitarbeitern von Orthomol ein iPhone zur Verfügung gestellt. So soll das Ziel der Digitalisierung auch in eher IT-fernen Bereichen, wie der Logistik und der Produktion, realisiert werden. Dabei setzt das Unternehmen auf eine Browser-basierte Bedienung der Anwendungen, um das Arbeiten mit den Kernapplikationen für die Anwender auch unabhängig vom Endgerät zu ermöglichen.

Für verschiedene Anwendungen war bei Orthomol ein ADFS-Server im Einsatz, durch den es immer wieder zu Einschränkungen in der Lösungsentwicklung kam. Aus diesem Grund hat sich Orthomol, nach ausführlicher Beratung durch CANCOM, für die Multi-Faktor-Authentifizierungs-lösung mit Azure AD entschieden. Mit der Pass-Through Authentication können sich die Mitarbeiter von Orthomol nun via Single Sign-On an lokalen sowie an cloudbasierten Anwendungen anmelden, um unternehmensrelevante Daten jederzeit und von jedem Ort aus sicher abrufen zu können. Die vorhandene On-Premises Exchange-Lösung wurde nach Exchange Online migriert, nicht zuletzt auch um den vollen Funktionsumfang von Microsoft Teams nutzen zu können. Dabei wurden die Workloads in die Cloud verschoben, um sowohl die On-Premises-Lösungen, als auch die IT-Infrastruktur des Unternehmens erheblich zu entlasten. Das Communication- und Collaboration-Tool Microsoft
Teams bietet den Mitarbeitern von Orthomol in einer einzigen App mehr Agilität in ihrer täglichen Zusammenarbeit. Das Tool ist vollständig digital und damit ortsunabhängig nutzbar. Dadurch haben die Mitarbeiter nun die Möglichkeit, auch aus dem Homeoffice heraus, auf Dienstreise oder im Außendienst effizient zusammenzuarbeiten. Durch die Kanalisierung der Kommunikation in Microsoft Teams kann zudem der Informationsfluss besser gesteuert und effektiver gestaltet werden. Die E-Mail-Flut wird damit ebenfalls deutlich reduziert.

CANCOM unterstützte Orthomol bei der Auswahl sowie der Implementierung der passenden Office 365-Lizensierung und ermöglicht somit einen modernen, mobilen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter des Unternehmens.

Resümee und Ausblick

Office 365 unterstützt Orthomol optimal bei der Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse, die ein modernes Unternehmen in der Digitalisierung benötigt, um sich schnell an neue Herausforderungen im Markt anpassen zu können.

Durch die implementierte Lösung konnte bei Orthomol die Produktivität signifikant gesteigert sowie Kommunikationsprozesse optimiert werden. Zudem besteht für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun die Möglichkeit der Arbeit aus dem Homeoffice, wodurch sie deutlich flexibler und agiler arbeiten können. Künftig wird Orthomol die Funktionalitäten der Office 365-Lizenzen kontinuierlich erweitern und nutzen, um die Geschäftsprozesse zunehmend effizienter zu gestalten. In diesem Zuge sollen auch veraltete Strukturen modernisiert und verbessert werden.

Dirk Klose
Leiter der IT, Orthomol pharmazeutische Vertriebs GmbH