Hardware-to-go: Serviceplan Group optimiert IT-Ressourcen mit IT Vending Machine

Die Serviceplan Group ist die größte inhabergeführte Agenturgruppe Europas und Marktführer für integrierte Kommunikation mit Hauptsitz in München. Insgesamt umfasst sie 40 Agenturen und beschäftigt weltweit über 6.500 Mitarbeiter:innen. Das Konzept vom „House of Communication“ ist das bis heute einzige komplett integriert aufgestellte Agenturmodell in Deutschland, das alle Kommunikationsdisziplinen aus den Bereichen Strategy & Consulting, Creative & Content, Media & Data and Platform & Technology unter einem Dach vereint und so innovative Kommunikationslösungen schafft. Dabei bleiben die Agenturen in ihrer Arbeitsweise stets flexibel.

Ausgangslage und Zielsetzung

Die Serviceplan Group ist stets auf der Suche nach modernen Lösungen, die alltägliche Probleme aus der Welt schaffen. Eines dieser Probleme besteht darin, dass IT-Abteilungen oft mit simplen Aufgaben beschäftigt sind, die wertvolle Zeit kosten. Dabei wird die Expertise der IT-Mitarbeitenden an anderer Stelle dringender benötigt. Wichtige und zukunftsgerichtete Themen, die das Unternehmen voranbringen, werden dadurch zwangsläufig beeinträchtigt. Serviceplan hat erkannt, dass eine smarte Lösung nötig ist, um kleine Aufgaben wie die Ausgabe von IT-Equipment zu automatisieren, die den täglichen Workflow des Teams ständig unterbrechen. Die Idee: eine 24/7-Anlaufstelle für Mitarbeiter, die technisches Zubehör benötigen.

Das Konzept des Self-Service ist für Serviceplan keineswegs neu. In den modernen Büroräumen in München gibt es bereits verschiedene Automaten, die eine Rundum-Versorgung ermöglichen. Ob Getränke oder Alltagsutensilien – die Serviceplan-Mitarbeiter nutzen dieses Angebot zahlreich und schätzen es sehr. Daher entschied sich Serviceplan, eine IT Vending Machine einzuführen.

Realisierung

Zu Beginn der Überlegungen war eine Sache klar: die neue Vending Machine muss besondere Anforderungen erfüllen. Bei herkömmlichen Ausgabesystemen besteht die Gefahr, dass das zum Teil empfindliche Equipment beschädigt wird. Über den Partner CANCOM, mit dem die Agenturgruppe bereits in der Vergangenheit erfolgreich im Bereich Devices zusammengearbeitet hat, wurde die IT-Vending Machine des italienischen Herstellers MAGEX bezogen.

Flexible und schonende Produktausgabe

MAGEX ist spezialisiert auf moderne und innovative Verkaufslösungen im Automaten-System. Unabhängig davon, wie empfindlich das auszugebende Produkt ist, sorgt der Hersteller für eine sichere Ausgabe. Statt Produkte “fallen zu lassen“, werden sie durch das smarte Förderband des spiralfreien Automaten vorsichtig im Aufzug-Prinzip zur Ausgabeklappe transportiert. Besonders interessant sind diese Maschinen durch ihre hohe Flexibilität bei der Produktausgabe: Die Automaten werden je nach Gewicht und Größe der Produkte individuell an die Kundenbedürfnisse angepasst. Das Förderbandsystem kann bei sich ändernden Anforderungen jederzeit einfach umkonfiguriert werden.

Effiziente Selbstbedienung: So funktioniert der MAGEX Automat

Ein Mitarbeiter benötigt zum Beispiel ein neues Ladekabel. Anstatt die bereits überlastete IT-Abteilung aufzusuchen, geht der Mitarbeiter in die Cafeteria des Standortes, in der sich die MAGEX Vending Machine befindet. Der Mitarbeiter sucht via 22-Zoll-Touchscreen das gewünschte Produkt aus, wobei er die Möglichkeit hat, die Produktbeschreibung zu lesen und entsprechende Produktfotos anzusehen. Hat er das Produkt gefunden, wählt er es aus und scannt seinen Mitarbeiterausweis. Das System erkennt sofort, ob der Mitarbeiter in den letzten sechs Monaten bereits das gleiche Produkt aus dem Automaten entnommen hat. Ist dies der Fall, kann die Ausgabe verweigert werden und der Mitarbeiter muss sich direkt an die IT wenden. Auf diese Weise kann ein möglicher Missbrauch des Self-Service verhindert werden. Im Normalfall wird das Shuttle durch den Roboterarm in Richtung des gewünschten Produktes bewegt und dieses sanft zum Entnahmefach transportiert. Die Informationen zum Produkt werden zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters registriert und der IT-Abteilung zur Verfügung gestellt.

Modernes Onboarding mit dem BoxMax-Modul

Auch das technische Onboarding neuer Mitarbeiter hat Serviceplan effizienter gestaltet: Starterpakete inklusive betriebsbereitem Laptop, Headset und Co. werden über den BoxMax, ein zusätzliches Modul für die Automatenlösung, ausgegeben. Dieser ähnelt typischen Paketabholstationen, bei denen nur der berechtigte Mitarbeiter das entsprechende Fach öffnen kann. „Das BoxMax-Modul ist ein Highlight“, so Dino Tutić, IT Support Engineer und Leiter des Projekts bei der Serviceplan Group. „Statt 30 Minuten in der Schlange vor dem Servicecenter zu warten, haben wir jetzt Zero Touch Delivery. Neue Mitarbeitende holen sich ihr Starterpaket selbst ab, das wir im Vorfeld für sie zusammengestellt und in den Automaten gelegt haben.“

Derzeit wird der Bestellprozess noch manuell abgewickelt. Tutić erhält über ein selbstentwickeltes Backend-System die Anfragen der Mitarbeiter nach einem neuen Produkt. Er generiert einen QR-Code, mit dem der Mitarbeiter das Produkt am Automaten abholen kann. Dieser Prozess hat bereits spürbare Vorteile, aber Serviceplan hat noch weitere Pläne:

„Wenn wir einen hohen Automatisierungsgrad und maximale Effizienz anstreben, macht es keinen Sinn, einen QR-Code von Hand zu erstellen“, so Tutić. Gemeinsam mit dem Hersteller des Software-Ticket-Tools soll ein automatisierter Prozess etabliert werden. „Perspektivisch sollen unsere Mitarbeitenden in der Lage sein, ein Ticket im System zu eröffnen, wenn zum Beispiel ein neuer Laptop benötigt wird, und das System folgt dann einem automatisierten Prozess und erstellt den QR-Code für die Abholung des neuen Laptops am Automaten“, ergänzt Tutić.

Resümee und Ausblick

Für eine Agentur, die großen Wert auf Mitarbeiterzufriedenheit und moderne Lösungen für effizientere Prozesse legt, war die Einführung einer intelligenten Lösung für IT-Equipment ein konsequenter Schritt.

„Das Angebot wird erwartungsgemäß gut angenommen – eine interne Mitarbeiterbefragung ergab eine Bewertung von 4,3 von 5 Sternen“, so Tutić. „Wir stehen voll hinter dem Self-Service-Konzept und können die Lösung nur weiterempfehlen.“

Aktuell evaluiert das Unternehmen gemeinsam mit CANCOM die Optionen für ein vollautomatisiertes Datenbankmanagement. Sobald sich Serviceplan für einen Softwarepartner entschieden hat, wird sich der Zeitaufwand nochmals deutlich reduzieren und die IT-Teams werden weiter entlastet.

Inzwischen befinden sich MAGEX-Automaten an den Serviceplan-Standorten München und Hamburg. In einem nächsten Schritt wird auch das Büro in Amsterdam mit einer IT-Vending Machine ausgestattet.