Nicht nur die Milch macht’s

Der Landeskontrollverband Berlin-Brandenburg e.V. ist im Auftrag seiner Mitgliedsbetriebe und der Landesregierung unter anderem für die Milchleistungs- und Milchgüteprüfung in Brandenburg zuständig. Sein Bestreben ist dabei, die Qualität der Milch- und Viehwirtschaft nachhaltig zu sichern und stetig zu optimieren. Ausschlaggebend dafür sind die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und das Qualitätsmanagement mit einem Enterprise-Content-Management (ECM).

Ausgangslage und Zielsetzung

Der Landeskontrollverband Berlin-Brandenburg e.V. (LKV BB) hat eine Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben zu bewältigen wie die Kennzeichnung und Registrierung der Nutztiere und die Untersuchung und Bewertung der Rohmilchqualität. Entscheidend dafür ist, dass sämtliche Kontroll- und Prüfsysteme jederzeit perfekt aufeinander abgestimmt sind. Dazu verfolgte der Verband von Beginn an eine konsequente Digitalisierungsstrategie, die seine Arbeit um ein Vielfaches erleichterte. Allerdings brachte die Digitalisierung auch neue Herausforderungen mit sich: So entstanden zum Beispiel viele heterogene Verzeichnisse zur Ablage von Dokumenten und PDF-Dateien. Dadurch gestaltete sich eine zentrale Suche nach bestimmten Unterlagen teilweise schwierig. Zudem verfügt der Verband über ein zentrales Papierarchiv, das nur mit großem Aufwand durchsuchbar ist. Somit war es notwendig, ein digitales Dokumentenmanagement-System einzuführen, das sich auf die individuellen Bedürfnisse des LKV BB anpassen lässt.

Realisierung

Mit der Einführung der ELO ECM Suite von ELO Digital Office hat der Landeskontrollverband ein universelles System gefunden, das eine Vielzahl der Anforderungen bereits im Standardmodell erfüllt. Bei dieser Lösung können sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente sicher digital aufbewahrt und deren Suche mit der leistungsfähigen ELO iSearch deutlich effizienter gestaltet werden.

Das Papierarchiv des LKV BB kann somit nach und nach verkleinert werden. Ein zusätzliches Plus ist die Unterstützung der ELO-Lösung für Windows, macOS sowie die mobile Anwendung ELO for Mobile Devices. Denn der Verband setzt auch Tablets und unterschiedliche Betriebssysteme ein.

Die ELO ECM Suite bildet zudem den gesamten Prozessablauf bei der Bestellung von Ohrmarken für die Registrierung von Rindern, Schweinen, Schafen und Ziegen ab. Zunächst wird dazu jede Bestellung digital erfasst. Die Informationen aus dem Bestellsystem Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations werden dem Bestelldokument im Anschluss automatisiert in ELO hinzugefügt. Nach der Erfassung wird der gesamte Bestellprozess mit dem ELO Workflow digital abgebildet, sodass der jeweilige Bearbeitungsstatus jederzeit einsehbar ist.

Auch das Qualitätsmanagement wird inzwischen komplett mit der ELO-Lösung abgebildet. Hierbei werden Zertifizierungen mit Hilfe von automatisierten Workflows auf ihre Gültigkeit hin geprüft. Die einzelnen Prozessschritte können dabei auch im Nachgang nachvollzogen werden und dienen somit der Nachweispflicht und Qualitätssicherung.

In der Pilotphase arbeitete eine erste Abteilung bereits sehr schnell produktiv mit dem neuen System. Nun soll diese als Multiplikator für andere Abteilungen dienen, damit die ELO Lösung künftig dem gesamten Verband als zentrales Informationssystem zur Verfügung steht.

Resümee und Ausblick

Die Ausweitung der ELO ECM Suite im gesamten Landeskontrollverband ist daher nur eine Frage der Zeit. Denn mit den zahlreichen Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung analoger Prozesse ist der Landeskontrollverband Berlin-Brandenburg e.V. für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet. Der LKV BB kann sich nun auf das Wesentliche konzentrieren: die Sicherstellung der hohen Qualität in der brandenburgischen Milchwirtschaft.