Roto Frank Holding AG – Sicher durch das IBM Software Audit

Das Unternehmen Roto mit Stammsitz in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart ist eine deutsche Unternehmensgruppe. Die Unternehmensgruppe besteht aus drei eigenständigen Divisionen, die Beschlagsysteme, Dachfenster und Treppen entwickeln und produzieren, sowie anspruchsvolle Dienstleistungen rund um das Thema Fenster und Türen anbieten. In 18 Produktionswerken und über 41 Vertriebsniederlassungen arbeiten rund 5.000 Mitarbeiter. Im Jahr 2018 meldet der weltweit tätige Bauzulieferer einen auf ca. 700 Mio. Euro gestiegenen Gesamtumsatz. Roto ist solide groß geworden – beständig, ohne Fusionen oder hektischen Aktionismus. Tradition und Fortschritt stehen bei Roto Frank in harmonischem Einklang. Was werden Fenster und Türen im Haus der Zukunft zu leisten haben? Auf diese Fragen entwickelt Roto Frank immer wieder richtungsweisende Lösungen.

Ausgangslage und Zielsetzung

Ende 2018 kündigte IBM ein Software Audit bei der Roto Gruppe an. Dieses beinhaltete zum einen die Erhebung des IBM (Passport Advantage) Software-Einsatzes und der zugehörigen Berechtigungen im Einklang mit den gültigen IBM Lizenzbestimmungen. Zum anderen fand zeitgleich eine IBM Software Maintenance Prüfung statt. Ziel war hier der Abgleich der im Einsatz befindlichen IBM Systeme (System p und Storage) mit den zugehörigen Software-Wartungsverträgen. Ein Software-Audit ist generell mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden. Darüber hinaus birgt es im Falle einer Unterlizenzierung ein nicht unerhebliches finanzielles Risiko. Aus diesen Gründen entschied sich Roto Frank für die IBM SAM Expertise der CANCOM, da die SAM Consultants der CANCOM eine langjährige Erfahrung und ein umfangreiches Spezialwissen in diesem Bereich vorweisen können.

Realisierung

Das Kick-off Meeting mit Roto Frank, der IBM und dem von IBM beauftragten Wirtschaftsprüfer fand im Januar 2019 statt. Die Datenerhebung bis hin zur finalen Verifikation umfassten den Zeitraum Januar bis Ende Mai 2019. CANCOM begleitete den Kunden durch alle Prozessschritte des Audits. Zunächst wurden sämtliche Verträge von dem Hersteller IBM angefordert und begutachtet. Nach einer Erfassung aller im Unternehmen vorhandenen IBM Software-Produkte wurde der Bestand mit der tatsächlichen Nutzung abgeglichen.

Im weiteren Verlauf des Audits wurden die im Rahmen der Prüfung relevanten Daten (in Form von User-Listen, Maschinen-Outputs, Hardware-Informationen etc.) von den CANCOM Lizenzexperten im 4-Augen-Prinzip auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, anonymisiert und für den Versand an den Wirtschaftsprüfer vorbereitet. Auch bei der Vollständigkeitsverprobung, welche Bestandteil zum Ende eines jeden Audits ist, wurde Roto von der CANCOM begleitet. Hieraus resultierende Rückfragen konnten nahtlos geklärt und beantwortet werden.

Resümee und Ausblick

In jedem Prozessschritt fand eine enge Abstimmung mit dem Projektverantwortlichen von Roto Frank statt, durch diese Vorgehensweise wurden die Ressourcen bei Roto deutlich entlastet. Nach den Berichtspräsentationen im Juli durch den Wirtschaftsprüfer und anschließenden kleinerer Anpassungen konnten beide Audits im Juli/August mit einem positiven Ergebnis und ohne Beanstandungen abgeschlossen werden.